Предприятие АО «ОТС» модернизировала процесс закупки ПО

Компания Comparex, завершила проект по внедрению в компании АО «ОТС» автоматизированного портала ComparexOnline, сделав таким образом сотрудничество с поставщиками софта максимально прозрачным и выгодным для компании, что принесло существенную экономию ИТ-бюджета, а также сократило трудозатраты на приобретение лицензионного ПО.
АО «ОТС», оператор электронной торговой площадки OTC-tender, созданной в январе 2012 года для проведения закупок в соответствии с Федеральным законом №223-ФЗ. В настоящее время компания имеет сеть из 28 представительств на всей территории РФ и представляет собой гибкое инфраструктурное решение как для организации закупочной деятельности заказчиков, так и для успешного участия поставщиков товаров, работ и услуг в таких закупках.
Реализация проекта по внедрению автоматизированного инструмента была доверена компании Comparex, мировому поставщику ИТ-решений и лидеру в области корпоративного лицензирования. Первоочередной задачей стал выбор оптимального решения для проведения проекта с учетом требований как со стороны топ-менеджмента компании, так и со стороны ИТ-департамента. Для обеспечения эффективной работы в компании АО «ОТС» используется различное ПО. Все закупки централизованы и осуществляются специалистами департамента ИТ совместно с отделом закупок. Основными сложностями были высокие трудозатраты специалистов из отдела закупок и ИТ отдела на приобретение лицензионного ПО. Требовалось отправлять запрос цен нескольким поставщикам, ждать ответа, сравнивать цены, вести переговоры по уменьшению цены, заключать договора на разные юридические лица и т.д.
Специалисты Comparex предложили решение, которое совмещает в себе такие возможности как: подробный обзор истории заказов, поиск продуктов и цен, доступ 24/7 к заказам и отчетам. Основными преимуществами было отмечено: экономия времени на согласование и оформление спецификаций и поиск наименьшей цены на ПО. Для реализации поставленных целей компания АО «ОТС» проанализировала несколько решений различных поставщиков. Компания Comparex предложила комплексный подход для реализации поставленных целей. Помимо этого, было заключено специальное и юридически значимое соглашение, в котором были зафиксированы все договоренности, включая уровень сервиса, требуемый для АО «ОТС».
В результате внедрения портала ComparexOnline компания АО «ОТС» получила полностью автоматизированную систему управления закупками программного обеспечения, которая помогает сократить время на утверждение спецификаций ПО, получить круглосуточный доступ к заказам и возможность полного управления ими. При этом Comparex обеспечил прозрачность ценообразования благодаря фиксированной комиссии на все закупаемое ПО. В итоге было достигнуто значительное сокращение трудозатрат для приобретения ПО, удалось достигнуть существенный уровень прозрачности закупки ПО и упростить процедуру согласования закупок.
«За время работы над совместным проектом мы высоко оценили профессионализм команды Comparex в области знаний лицензирования ПО. Потребовалось тщательно изучить используемых вендоров и внести соответствующие изменения в каталог ПО на портале ComparexOnline. Несмотря на подобные сложности, команда специалистов Comparex завершила все работы точно в срок. В рамках данного проекта также было произведено обучение специалистов АО «ОТС», - комментирует Токарева Г.С., Заместитель Руководителя отдела Администрирования Электронного Документооборота АО «ОТС».